08/25/2026
K O N K U R S
Për vend të lirë pune
Pozita: Asistent/e Administrative
Vendet e punës: Ambasada e Republikës së Kosovës në Otava/Kanada
Kohëzgjatja e kontratës: Një vit dhe me mundësi vazhdimi (një periudhë provuese prej 3 mujore)
Data e aplikimit: 25 Gusht, 2026 deri më datën 8 Shtator, 2026.
Detyrat dhe Përgjegjësitë:
Punon nën mbikëqyrjen e Shefit të misionit/Ambasadorit, nën mbikëqyrjen e zyrtarit të ambasadës, i cili është përgjegjës për funksionet administrative. I caktuari në këtë detyrë duhet të jetë në gjendje që të kryej detyrat e përgjithshme administrative dhe funksione mbështetëse logjistike, si dhe duhet të ketë njohuri të përgjithshme të punës me kompjuter dhe përgatitjes së dokumenteve.
Përgatitja e raporteve dhe korrespondencës së thjeshtë; procedimi i faturave, pagesave, licencave dhe formularëve të qeverive mikpritëse e dokumenteve financiare.
Kryerja e transaksioneve bankare dhe financiare rutinore; pagimi i faturave dhe shërbimeve, qirasë si dhe pagesa të tjera.
Kryerja shërbimeve postare dhe të valixheve diplomatike për ambasadë; zgjedhja dhe distribuimi i korrespondencës hyrëse; rregullimi i shërbimeve postare dhe transportit të mallrave.
Mbajtja e një inventari të saktë për të gjitha pasuritë e ambasadës; prokurimi dhe mirëmbajtja e furnizimeve të shpenzimeve, përfshi artikujt e zyrës, furnizimet për ndërrimin e fotokopjeve dhe pajisjeve të tjera të zyrës, fletë për kopje dhe produkte të tjera të letrës, furnizimet për pajisjet, dhe pajisjet e nevojshme për mirëmbajtje të vogël.
Kryerja e riparimeve të thjeshta dhe mbajtja e listës së operatorëve të shërbimeve, përfshi personat që merren me riparime, pastruesit, rojet, vozitësit dhe personelit lëvizës.
Mirëmbajtja e rregullt e hapësirës për deponimin e dosjeve të ambasadës.
Adresimi i pagesës për transportin ajror të mallrave dhe transportin e pajisjeve shtëpiake për personelin e ambasadës; procesimi i faturave për ngarkesa dhe dokumentet e doganave.
Aranzhimi i operatorëve dhe shërbimeve për teknologji informative; dhe prokurimi i pajisjeve dhe shërbimeve të TI-së.
Kërkesa tjera administrative me kerkes të Ambasadorit dhe zyrtarit te autorizuar nga ambasada.
Kualifikimet, shkathtësitë, aftësitë dhe përvoja:
• Të ketë diplomë ;
• Te jetë shtetas/e e Republikës së Kosovës (me qëndrim të rregulluar në shtetin pranues), shtetase e shtetit pranues ose e një shteti të tretë;
• Të ketë njohuri të gjuhës angleze apo njohuri të gjuhës zyrtare të shtetit pranues;
• Aftësia e dëshmuar për sistemimin dhe mirëmbajtjen e dokumentacionit;
• Të ketë shkathtësi të dëshmuara dhe efektive të komunikimit me shkrim dhe me gojë në gjuhën angleze;
• Njohuri nga aspekti i ofrimit të shërbimeve administrative;
• Të ketë shkathtësi të shkëlqyeshme të vet-organizimit, të jetë në gjendje që të krijojë përparësi në mënyrë efektive duke punuar në një ambient nën presion;
• Të ketë përvojë të punës;
• Kërkesa tjera administrative, me kërkesë të Ambasadorit dhe zyrtarit te autorizuar nga ambasada.
Kandidatët të cilët aplikojnë duhet ti plotësojnë këto kushte, për të hyrë në rrethin e ngushtë dhe pastaj për të intervistuar.
Dokumentet e kërkuara me rastin e aplikimit:
- CV-në;
- Kopjen e letërnjoftimit (ID);
- Kopjet e kualifikimit të shkollimit;
- Dy referenca të punës dhe një letër motivuese;
- Certifikatën nga mjeku për gjendjen shëndetësore;
- Certifikatën se nuk janë nën hetime nga autoritetet e shtetit pranues;
- Te tjera…
Krahas aplikimit dhe ofrimit të dokumentacionit fizik në Ambasadën e Kosovës në Otava, këto dokumente mund të dërgohen edhe përmes postes elektronike në Adresën e Ambasadës:
[email protected]
Dokumentet dërgohen fotokopje meqenëse të njëjtat nuk kthehen mbrapa.
Me respekt,
Ambasada e Republikës së Kosovës në Otava, Kanada. ______________________________________________________
JOB POSTING
Position: Administrative Assistant
Places of work: Embassy of the Republic of Kosovo in Ottawa, Canada
Duration of the contract: One year (with the possibility of extension) with a trial period of 3 months
Application date: August 25th, 2026 to September 8th, 2026.
Duties and Responsibilities:
Works under the supervision of the Head of Mission/Ambassador, under the supervision of the embassy official, who is responsible for administrative functions. The person assigned to this position must be able to perform general administrative tasks and logistical support functions, and must have general knowledge of computer work and document preparation.
Preparation of reports and simple correspondence; processing invoices, payments for equipment, licenses and host Country’s government forms, and financial documents.
Carrying out routine banking and financial transactions; payment of bills and services, rent and other payments.
Carrying out postal services and diplomatic bags for embassy; selection and distribution of incoming correspondence; regulation of postal services and transport of goods.
Keeping an accurate inventory of all embassy assets; procurement and maintenance of overhead supplies, including office supplies, replacement supplies for photocopiers and other office equipment, copier sheets and other paper products, equipment supplies, and equipment required for minor maintenance.
Carrying out simple repairs and maintaining a list of service operators, including repairmen, cleaners, guards, drivers and moving staff.
Regular maintenance of the space for depositing embassy files.
Free addressing for air freight and white goods for embassy or consulate personnel; processing of cargo invoices and customs documents.
Arrangement of operators and equipment for information technology; and broad and diverse IT procurement.
Other administrative requirements with the requirements of the Ambassador and official authorized by the embassy.
Qualifications, skills, abilities and reasons:
• Diplomas;
• To be a citizen of the Republic of Kosovo (with regular residence in the receiving state), citizens of the receiving state or of a third country;
• Other knowledge of the English language or knowledge of the official language of the receiving state;
• Proven control for the systematization and maintenance of documentation, determination of the appropriate determination;
• Such proven and effective written and oral communication skills in English;
• Knowledge from the aspect of providing administrative services;
• Have excellent self-organization skills, be able to create effectively while working in an environment under pressure;
• Have work experience.
Candidates to apply must meet these conditions, to enter the narrow circle and then to interview.
Documents required upon application:
• CV;
• Copy of the identity card;
• Copies of qualifications/diplomas-certificates;
• Two job references and a cover letter;
• Certificate from the doctor about the state of health;
• The certificate that they are not under investigation by the state of the receiving state;
• Other
In addition to the document and the delivery of physical documentation to the Embassy of Kosovo in Ottawa, these documents can also be sent via electronic mail to the Embassy Address: [email protected]
Documents are sent in photocopies as they are not returned.
With respect,
Embassy of the Republic of Kosovo in Ottawa, Canada.
