29/05/2026
Держекспортконтроль продовжує систематично впроваджувати сучасні управлінські підходи. Цього разу – у договірній роботі.
В результаті вдалося скоротити час виконання процесу з 240 до 14 робочих днів та досягти його якості в 98%.
Так, спільно з Секретаріатом Кабінету Міністрів України ми провели глибоку оптимізацію типового робочого процесу «Організація та ведення договірної роботи». У межах робочої групи проаналізували вузькі місця, усунули зайві узгодження, чітко визначили ролі та строки.
Яких головних змін вдалося досягнути:
затверджено нове Положення про порядок ведення договірної роботи, яким чітко регламентовано усі етапи даного процесу та прописано алгоритми дій для кожного з його учасників
запроваджено шаблони типових договорів, що пришвидшує в рази опрацювання документів усіма структурними підрозділами
у системі електронного документообігу налагоджено одночасне погодження проєктів договорів усіма учасниками договірного процесу
створено базу знань, методичні матеріали для працівників (внутрішні нормативні акти, шаблони, навчальні матеріали)
Таким чином:
Загальний час виконання договірної роботи зменшено на 94,16% (з 240 до 14 робочих днів) — це найкращий результат серед усіх органів-учасників. (Для порівняння: в інших органах після оптимізації цей час становить від 20 до 62 днів).
Час безпосередньої обробки документів скорочено на 76,8% (з 44 до 10 людино-днів на місяць).
Якість договірного процесу зросла на 98,02% (частка операцій, виконаних правильно з першого разу, підвищилася з 0,98% до 99%).
Досягнуто значної економії робочого часу — вивільнено ресурс, еквівалентний зайнятості 5,18 працівника на рік.
На зустрічі з обміну досвідом, організованій Секретаріатом Кабінету Міністрів України, наші показники відзначено як одні з найкращих серед державних органів, які долучилися до оптимізації такого процесу. Підхід Держекспортконтролю викликав практичний інтерес в інших органів: після презентації результатів кілька відомств звернулися по напрацьовані документи для використання як зразків.
Хотілось би відзначити працівників Держекспортконтролю, які долучилися до оптимізації договірного процесу. Зокрема, виконання завдань, пов’язаних із проведенням аналізу та реалізацією заходів, забезпечував головний спеціаліст юридичного відділу — фахівець з оптимізації Василь Поліщук, методологічне забезпечення робочого процесу здійснював його безпосередній власник — Євген Настрадін. Вагому підтримку у виконанні зазначених заходів забезпечив керівник самостійного структурного підрозділу Володимир Хвищук, а також, начальник юридичного відділу Сергій Суходольський.
Робота на напрямку договірної роботи продовжується. В подальшому планується повністю перейти на електронне укладання договорів із контрагентами. Це чітке завдання для наших наступних етапів цифровізації.
Наступний запланований до оптимізації процес — підготовка Публічного звіту керівника Держекспортконтролю. Ставимо завдання скоротити строки підготовки, підвищити якість аналітики та стандартизувати підходи.
Далі буде…
