Управління по роботі з документами

05/01/2024

За 2023 рік на адресу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради Кременчуцького району Полтавської області надійшло 354 запити на доступ до публічної інформації. Усі запити були опрацьовані у встановлені законодавством строки, відповіді надані запитувачам. Серед них: ста тридцятьом шістьом запитувачам інформацію надано у повному обсязі, ста дев’ятьом – відповідно до чинного законодавства було відмовлено у наданні інформації, 102 запити було перенаправлено за належністю до відповідних розпорядників інформації.
Найбільш активними запитувачами минулого року були фізичні особи – від них надійшов 201 запит. Щодо юридичних осіб, то у підсумку маємо – 73 запити, від засобів масової інформації надійшло – 79 запитів.
Найбільш запитувані документи: рішення про перейменування геонімів, розподіл гуманітарної допомоги, стан укриттів тощо.

18/12/2023

Прийняття Закону України «Про доступ до публічної інформації» стало важливим кроком у сфері дотримання конституційних прав та свобод людини в Україні. Особливістю доступу до публічної інформації є набуття органами влади більшої відкритості та прозорості для громадян.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом.
Тобто до публічної інформації Законом віднесено всю інформацію, що знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень. Закон України «Про доступ до публічної інформації» не передбачає у відповідь на запит створювати певну інформацію, надавати роз’яснення або аналітичні довідки.
Розпорядниками інформації можуть бути не лише державні органи та органи місцевого самоврядування, але й бюджетні установи, комунальні підприємства, школи, лікарні тощо. Крім того, розпорядниками інформації є природні монополісти та інші організації/компанії, які домінують на ринку чи мають спеціальні, виключні права, є розпорядниками інформації про ціни на товари та послуги, а також їхнє постачання. Зі зведеним переліком природних монополій 2023 можна ознайомитись на вебпорталі Антимонопольного комітету України за посиланням: https://amcu.gov.ua/napryami/konkurenciya/arhiv-zvedenogo-pereliku-prirodnih-monopolij/zvedenij-perelik-prirodnih-monopolij-2023.
Треба зважати, що розпорядники інформації — це установи, а не люди. Розпорядниками публічної інформації не є народні депутати, депутати місцевих рад, голови районних і обласних р ад, сільський, селищний, міський голова, судді, прокурори, державні виконавці тощо. Натомість розпорядниками є виконавчі органи рад, установ і організацій, і саме до них потрібно звертатися. Рішення про надання інформації у відповідь на запит все одно прийматиме одна людина, але робитиме вона це від імені установи чи органу влади.

Розберемось, яка різниця між запитом і зверненням.
Запит – це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (особисто, поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача. Оформлення запиту може бути довільним (тобто посилання на цей Закон або вживання терміну «запит» не є обов’язковим). Але, зазвичай, розпорядники інформації на власних вебсторінках розміщують форму для подання запиту у письмовому вигляді. Така форма подачі запиту не є обов’язковою і створюється виключно для зручності запитувача.
Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги, електронні петиції.
Відповідно до статті 40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів
Як правильно написати звернення?
Відповідно до статті 5 Закону України «Про звернення громадян» у зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по-батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути підписано заявником із зазначенням дати.
Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, зі змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними. Анонімні звернення розгляду не підлягають (крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону України «Про запобігання корупції»).
Про строки розгляду звернень.
Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.
Лист, який містить і запит на інформацію, і звернення, у відповідних частинах і за відповідними процедурами має бути розглянутий і як запит, і як звернення.

02/11/2023

На офіційному вебпорталі Кременчуцької міської ради та виконавчого комітету розміщено всю необхідну інформацію для оформлення запиту на публічну інформацію: https://kremen.gov.ua/index.php?view=kremen-page&page-id=36
Одна з передумов своєчасного отримання інформації – належно сформований запит. Що простіше він оформлений, то більше шансів швидко отримати інформацію. Більшість розпорядників публічної інформації стикаються з проблемою інформаційно обтяженого запиту, зі змісту якого неможливо визначити: який саме документ людина запитує.
Разом з тим, запитувач не зобов'язаний заздалегідь ідентифікувати запитуваний документ. Та все ж має сформулювати запит достатньо зрозуміло, щоби службовець міг ідентифікувати запитуваний документ.
Отже, запит не повинен містити зайвої інформації, такої як:
● передумови написання запиту;
● яким чином цей документ стосується безпосередньо вас;
● для яких цілей ви його запитуєте;
● новели запитуваного документу;
Закон визначає перелік вимог до оформлення запиту – він обов’язково має містити:
● ваше ім'я (найменування), поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;
● загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо вам це відомо;
● підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
Знаєте, який вигляд має ідеальний запит на інформацію? Ось:
«Я (ПІБ), прошу надати копію (назва, номер, відомості) документу, на таку (ваші координати) адресу». Підпис, дата. І все!
Зверніть увагу, що ви маєте право звернутися до розпорядника інформації із запитом на інформацію незалежно від того, стосується ця інформація вас особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

20/10/2023

Яким чином можна встановити, що особа запитує інформацію про себе?
Конституція і Закон України «Про доступ до публічної інформації» гарантують усім право доступу до інформації про себе. Часто така інформація є конфіденційною. Зважаючи на те, що Закон не передбачає перевірки розпорядником особи запитувача, виникає запитання – як запобігти зловживанням шляхом надсилання запиту від імені іншої особи з метою протиправного отримання конфіденційної інформації про неї.
Оскільки в цьому випадку між собою конкурують права на доступ до інформації та на захист приватності особи, необхідне їх збалансування шляхом здійснення перевірки розпорядником особи запитувача. Але така перевірка не має бути надмірною і обтяжливою для останнього.
Перевірку особи можна здійснити шляхом співставлення певних ідентифікуючих ознак особи, найпоширенішою з яких у діловодстві є особистий підпис. Зважаючи на велику ймовірність підробки (або «крадіжки») графічного зображення підпису, перевірку особи запитувача за електронним запитом здійснювати буде неспівмірно складно.
Натомість у письмовій формі запиту вчинення власноручного підпису обов’язкове. Тому для перевірки особи запитувача при запитуванні ним інформації про себе допустимо вимагати надсилання запиту в паперовій формі. При цьому немає суперечності з положенням Закону України «Про доступ до публічної інформації» про відсутність у запитувача обов’язку пояснювати причину свого запиту та того, чи стосується ця інформація його особисто чи ні. Запитувач може цього не робити, але в разі небажання особи оформити запит інформації про себе письмово у запиті може бути відмовлено у зв’язку з конфіденційністю запитуваної інформації.
Якщо у розпорядника відсутній зразок підпису запитувача, а запитуються вразливі персональні дані (наприклад, щодо медичного діагнозу, обставин сімейного життя тощо), допускається також витребовування від нього разом із запитом у паперовій формі копії сторінки документа, що посвідчує особу, яка містить особистий підпис запитувача (паспорт, водійські права тощо).
У статті 182 Кримінального кодексу України встановлено кримінальну відповідальність за порушення недоторканності приватного життя, тому спроба отримати конфіденційну інформацію іншої особи шляхом надсилання запиту нібито від неї може тягти за собою притягнення до кримінальної відповідальності.
Отже, встановлення особи запитувача у випадку запитування ним інформації про себе має здійснюватися за його особистим підписом на запиті у письмовій формі.

20/10/2023

Чи мають надаватися на запит завірені копії документів, якщо цього вимагає запитувач?
Ні Закон України «Про доступ до публічної інформації», ні Типова інструкція з діловодства в органах виконавчої влади не регулюють зазначеного питання. Закон гарантує максимальне спрощення процедури отримання інформації, але не уповноважує розпорядників завіряти надані у відповідь на запит копії документів та не надає запитувачу права вимагати такого завірення.
Таким чином, Закон України «Про доступ до публічної інформації» не зобов’язує завіряти копію документа, яка надається у відповідь на запит.

26/09/2023

Особливості оприлюднення та надання на запит інформації про встановлення опіки над дітьми, надання статусу сироти дитині
Інформація про сімейний стан особи, у тому числі щодо встановлення над нею опіки чи піклування, надання статусу сироти, є конфіденційною інформацією про особу і не може бути розголошена без згоди самої особи (її опікуна чи піклувальника), крім винятків, передбачених законом в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.
Таким винятком є інформація про розпорядження бюджетними коштами. Якщо в рішенні органу місцевого самоврядування чи державного органу йдеться про надання (виплату) коштів з бюджету особі, то доступ до цієї інформації не може бути обмежено (у тому числі до копій відповідних документів, ПІБ особи – отримувача коштів, умов отримання тощо), і така інформація не є конфіденційною.
Якщо в рішенні чи інших документах не йдеться про розпорядження бюджетними коштами, інформація про встановлення опіки над дітьми, надання статусу сироти дитині є конфіденційною. Інформація, яка дозволяє ідентифікувати цих осіб, вилучається з документа (ретушується у копії). Це стосується ПІБ дитини чи опікуна/піклувальника, дати та місця народження, іншої інформації, яка дозволяє ідентифікувати цих осіб.
Решта тексту документа (яка не є конфіденційною інформацією) оприлюднюється та надається на запит згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації».

26/09/2023

У чому полягає відмінність між поняттями «запит» і «звернення»?
Право на інформацію та право на звернення (петиції) є окремими конституційними правами особи і мають різну юридичну природу, порядок реалізації цих прав регулюється двома законами.
Закон України «Про доступ до публічної інформації» визначає запит як «прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні».
Закон України «Про звернення громадян» передбачає різні форми звернень: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги, які можуть містити різні за змістом вимоги, прохання чи пропозиції (щодо реалізації соціально-економічних, політичних, особистих прав та інтересів громадянина, фактів їх порушення тощо).
Оскільки правовідносини стосовно звернень громадян і запитів на інформацію регулюються різними законами, то й процедурам їх розгляду властиві певні відмінності.
Суть запиту зводиться до прохання надати інформацію, якою володіє розпорядник. Закон України «Про доступ до публічної інформації» надає право доступу до вже існуючої інформації (документів) і не вимагає створення у відповідь на запит нової інформації (зокрема, шляхом проведення аналітичної роботи).
Інші вимоги або прохання (визнати чи підтвердити юридичний статус, поновити порушене право, притягти порушника до відповідальності тощо) необхідно розглядати відповідно до Закону України «Про звернення громадян». Унаслідок їх розгляду при наданні відповіді на звернення може створюватися нова інформація.

18/09/2023

Особливості відшкодування фактичних витрат за надання інформації в умовах воєнного стану.
В умовах воєнного стану розпорядники інформації можуть, так як і в мирний час, вимагати у запитувачів відшкодування фактичних витрат за надання інформації, крім інформації, що становить суспільний інтерес.
Відповідно до статті 21 Закону України «Про доступ до публічної інформації» інформація на запит надається безкоштовно. Згідно з частиною другої цієї статті в разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк. Розмір фактичних витрат визначається відповідним розпорядником на копіювання та друк в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України. Особі, відповідальній за розгляд запиту, рекомендується: - запропонувати запитувачу отримати інформацію не у паперовому вигляді, а в електронній формі (наприклад, фотокопія); - повідомити про можливість ознайомлення із запитуваною інформацією у відкритих джерелах в мережі Інтернет (у випадку її оприлюднення та перебування у відкритому доступі) та, за можливості, запропонувати ознайомитись із оригіналами документів та скопіювати їх з використанням власних технічних засобів.
В умовах воєнного стану рекомендуємо запитувачам не зловживати кількістю поданих запитів, обсягу та паперової форми інформації, а також не запитувати інформацію, яку можна знайти в загальному доступі в мережі Інтернет.

18/09/2023

Реалізувати своє право на доступ до публічної інформації можливо, користуючись офіційними ресурсами державних органів та органів місцевого самоврядування. Посилання на деякі з них надаються нижче.
Інформація про діяльність судової гілки влади: https://court.gov.ua/ -
Інформаційний ресурс судової влади України дозволяє отримати інформацію щодо функціонування судової системи. Інформація про правову допомогу https://www.legalaid.gov.ua/ - Система надання безоплатної правової допомоги Також, можливо скористатися мобільним застосунком «Безоплатна правова допомога», завантаживши його через Google Play чи App Store за посиланням https://bit.ly/3hwwgqR, або завантажити мобільний застосунок «Твоє право», перейшовши за посиланням https://bit.ly/3iorbkE; у месенджерах Телеграм http://legalaid.gov.ua/telegram.html та Вайбер http://legalaid.gov.ua/viber.html; у кабінеті клієнта на сайті системи БПД https://cabinet.legalaid.gov.ua/;
Інформація про чинне законодавство https://zakon.rada.gov.ua/laws - Законодавство України. https://www.reestrnpa.gov.ua/REESTR/RNAweb.nsf/wpage/RnaAbout?Ope nDocument - Єдиний державний реєстр нормативно-правових актів.
Сайти обласних військових адміністрацій, наприклад https://old.adm-pl.gov.ua// - Полтавська обласна військова адміністрація.
Інформація щодо руху транспорту та роботи інфраструктурної галузі: Міністерство інфраструктури України https://t.me/miUkraune; Укрзалізниця https://t.me/UkrzalInfo; Укравтодор https://www.facebook.com/Ukravtodor.Gov.Ua ; Державна служба України з безпеки на транспорті (ДСБТ) https://www.facebook.com/DSBT.UA
Інші корисні посилання:
https://minre.gov.ua/news - Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України,
інформація щодо гуманітарних коридорів. https://www.saveecobot.com/ - поєднує дані про забруднення, забруднювачів та інструменти захисту довкілля.
https://ips.ligazakon.net/ - ПЛАТФОРМИ ЛІГА:ЗАКОН.
Таким чином, право особи на своєчасне та оперативне отримання публічної інформації в умовах воєнного стану є вкрай важливим, адже може не тільки сприяти реалізації своїх прав чи інтересів, а й врятувати життя та вберегти здоров’я. Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел.

Інформаційно-правова система з потужними сучасними інструментами для аналізу, моніторингу та відстеження змін правового поля.  Економія часу в роботі юриста, бух....

08/09/2023

Чи має право запитувач отримати власне звернення?
При запитуванні особою інформації про себе розпоряднику необхідне встановити особу запитувача, що найзручніше здійснити шляхом порівняння власноручного підпису. Для цього розпоряднику необхідно отримати від запит у письмовій формі.
Звернення громадянина, одержане розпорядником, є публічною інформацією. Оскільки інформація, викладена в зверненні, вже відома цьому громадянину-запитувачу, немає підстав і сенсу обмежувати йому доступ до копії власного звернення.

07/09/2023

Після "З повагою" ставиться ТИРЕ, а не кома

Часто в кінці листів ми бачимо (та й самі пишемо) сполучення слів "з подякою", "з повагою", "з найкращими побажаннями" і кому після них 🙄

Ці конструкції є неповними реченнями, а повні виглядали б так: "Із повагою/подякою/найкращими побажаннями до Вас звертається (ім'я)". Вочевидь присутній вплив англійської мови, де після best regards кома ставиться.

Та якщо в українській мові кома зайва, то що ж ставити? Чи залишати без розділового знаку зовсім? Ні, тут має бути ТИРЕ: з повагою – Ольга.

Незвично? Зате правильно.

07/09/2023

За яких умов може бути обмежено доступ до інформації?

Обмеження доступу до інформації здійснюється відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» при дотриманні сукупності таких вимог:
1) виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи кримінальним правопорушенням, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;
2) розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;
3) шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.