04/06/2026
📝Складання номенклатури справ: що потрібно знати!
📌Архівний відділ РДА надає роз’яснення щодо складання номенклатури справ.
Поняття “номенклатура справ” визначене Законом України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII “Про Національний архівний фонд та архівні установи” як обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ, тому упорядкування зберігання документів розпочинається зі складання номенклатури справ.
Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
При складанні номенклатури справ необхідно дотримуватись Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18 червня 2015 року №1000/5 (зі змінами) та Інструкції з діловодства юридичної установи.
Новостворені юридичні особи незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену їхньою ЕК номенклатуру справ на розгляд експертної комісії (далі - ЕК) відповідного архівного відділу райдержадміністрації або архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для подальшого представлення її на розгляд експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) державного архіву області. У подальшому номенклатура справ підлягає погодженню з державним архівом області один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи юридичної особи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.
До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
Під час складання номенклатури справ установи використовується структурний або функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (канцелярія, організаційний відділ, аналітичний, кадровий, плановий відділ тощо).
У безструктурній установі використовується функціональний принцип побудови номенклатури справ. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо).
Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, що має п’ять обов’язкових граф: 1 - Індекс справи; 2 - Заголовок справи (тому, частини); 3 - Кількість справ (томів, частин); 4 - Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком; 5 - Примітки.
Строки зберігання в номенклатурі справ указують з посиланням на статті Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (зі змінами внесеними наказом Миністерства юстиції України від 04.01.2024 № 40/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.01.2024 за № 35/41380); або відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання.
В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справу документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких установлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років). Не дозволяється включати до справи документи постійного або тривалого строку зберігання разом з документами тимчасового зберігання.
Для документів, не передбачених типовим і галузевим переліками та примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення ЕК юридичної особи за погодженням з ЕК архівного відділу райдержадміністрації та ЕПК відповідного державного архіву. При цьому в п’ятій графі роблять примітку: “Строк зберігання встановлений ЕПК __, протокол від ____ № ___)”.
Наприкінці діловодного року зведену номенклатуру справ юридичної особи та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають категорії та кількість фактично заведених упродовж року справ.
Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за організацію діловодства у своїх підрозділах, й передають підсумкові відомості до Служби діловодства юридичної особи. Керівник Служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство), зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівникові архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів юридичної особи) про фактичну наявність справ, заведених за рік.
Зведену номенклатуру справ юридичної особи та номенклатури справ її структурних підрозділів щорічно (наприкінці кожного діловодного року) переглядають й уточнюють. Після внесення до них змін і доповнень їх передруковують. Номенклатуру справ структурного підрозділу підписує його керівник, а зведену номенклатуру справ затверджує керівник юридичної особи.
❗️Таким чином, зведену номенклатуру справ установи складають на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, а структурні підрозділи розробляють свої номенклатури на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу не пізніше 15 листопада поточного року та подають на погодження до архівної служби.
Номенклатуру справ уводить у дію з 01 січня наступного календарного року. Структурні підрозділи юридичної особи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.
🗂️
Номенклатура справ сприяє якісному документообігу юридичної установи, єдиному порядку формування справ, значно покращує облік документів, їх систематизацію, контроль, упорядкування зберігання документів, а також є основою для подальшого архівного зберігання.
