01/09/2026
Hai , bertempat di aula, KPU Kabupaten Grobogan mengikuti kegiatan Ngobrol Pinter Arsip dan Logistik (Ngopi Asli), Selasa (1/9/2026). Kegiatan tersebut mengangkat tema “Hattrick Tiga Pilar Transformasi Kearsipan: Tertib, Akurat dan Akuntabel dalam Data Pemilu.”
Kegiatan menghadirkan Dzakiatul Banat, Ketua KPU Kabupaten Kebumen, dan M. Ika Iqbal Fahmi, Ketua KPU Kabupaten Rembang, sebagai narasumber. Sementara itu, Siti Sundari, Kasubbag Keuangan, Umum dan Logistik KPU Kabupaten Grobogan, bertindak sebagai moderator.
Dalam sambutannya, Basmar Perianto Amron, Anggota KPU Provinsi Jawa Tengah Divisi Perencanaan dan Logistik, menyampaikan bahwa transformasi kearsipan dari sistem manual menuju digital tetap harus berpegang pada tiga pilar utama, yaitu tertib, akurat, dan akuntabel.
Menurutnya, capaian tersebut menjadi momentum untuk melihat sejauh mana kualitas tata kelola kearsipan yang telah dibangun. Pengelolaan arsip yang semakin baik diharapkan mampu mendukung penyajian informasi mengenai seluruh dokumen dan data yang dimiliki KPU kepada pihak yang membutuhkan secara tertib, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Materi yang disampaikan dalam kegiatan tersebut menegaskan bahwa tertib dalam kearsipan mencakup penciptaan arsip yang benar, klasifikasi, registrasi, penyimpanan, pengamanan, hingga retensi dan penyusutan arsip. Penertiban perlu dilakukan sejak dokumen diciptakan, bukan setelah dokumen menumpuk.
Sementara itu, aspek akurat menekankan bahwa data dan dokumen harus benar, utuh, konsisten, terlacak, serta menggunakan dokumen sah dan versi yang berlaku. Jejak administrasi menjadi bagian penting untuk memastikan keandalan data yang dihasilkan dalam setiap tahapan penyelenggaraan Pemilu.
Adapun akuntabel berkaitan dengan kemampuan arsip untuk menjelaskan apa dokumennya, siapa pencipta atau pengelolanya, kapan dibuat atau diubah, mengapa dokumen tersebut dibentuk, di mana disimpan, serta bagaimana dokumen dikelola. Dengan demikian, arsip dapat menjadi bukti administratif sekaligus bukti pelaksanaan kegiatan.
Transformasi menuju kearsipan digital juga tidak sebatas melakukan pemindaian dokumen fisik. Digitalisasi arsip mencakup keseluruhan tata kelola informasi agar arsip mudah ditemukan, dianalisis, aman, dan terintegrasi dengan alur kerja. Pengelolaan arsip fisik maupun digital tetap perlu memperhatikan karakteristik, nilai, keamanan, autentisitas, integritas, metadata, serta kebutuhan akses.
Melalui kegiatan Ngopi Asli, KPU Kabupaten Grobogan diharapkan semakin memperkuat budaya tertib arsip di lingkungan kerja. Pengelolaan arsip menjadi tanggung jawab kelembagaan yang melibatkan seluruh pegawai sebagai bagian dari rantai kearsipan, sekaligus menjadi upaya menjaga memori kelembagaan agar pengetahuan dan rekam jejak penyelenggaraan Pemilu tetap dapat dimanfaatkan pada masa mendatang.
Kualitas kearsipan pada akhirnya menjadi salah satu cerminan kualitas tata kelola organisasi. Arsip yang tertib menjadi memori kelembagaan, data yang akurat menjadi dasar kepercayaan, dan pertanggungjawaban yang kuat membutuhkan bukti yang kuat.
