15/06/2026
Die Kolpingstadt Kerpen zeigt, wie konkrete Digitalisierung in der Verwaltung aussehen kann.
Im Ausländerwesen wurden über 6.000 Papierakten mithilfe Künstlicher Intelligenz vollständig digitalisiert und neu strukturiert. Dabei entstanden rund 13.000 PDF-Dokumente, die heute direkt im Dokumentenmanagement-System genutzt werden. Zwölf Mitarbeitende arbeiten damit täglich – deutlich schneller und flexibler als zuvor.
Früher war die Realität eine andere: Akten mit bis zu 400 Seiten, verteilt auf mehrere Ordner. Das Auffinden einzelner Dokumente konnte Tage dauern. Eine klassische Digitalisierung wäre nur mit enormem manuellen Aufwand möglich gewesen – und an fehlenden personellen Ressourcen gescheitert.
Heute übernimmt diese Aufgabe eine KI-gestützte Lösung: Die Software Xpact Gov analysiert eingescannten Aktenbestand automatisch, erkennt Dokumenttypen und ordnet sie strukturierten Aktenbereichen wie Aufenthaltstiteln oder Bescheiden zu. Nach wenigen Wochen im Betrieb erreicht das System bereits eine Genauigkeit von rund 99 %.
Entwickelt und umgesetzt wurde die Lösung gemeinsam mit Evy Solutions sowie dem Dienstleister Bürotechnik Stroh. Ein QR-Code pro Fall ersetzt hunderte Barcodes, die gesamte Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland.
💡 Besonders bemerkenswert: Durch die automatisierte Aufbereitung spart die Verwaltung rechnerisch rund 19 Monate Arbeitszeit einer Vollzeitkraft.
„Die Mitarbeitenden finden Dokumente deutlich schneller und können ortsunabhängig arbeiten“, erklärt Julia van Dyck, Chief Digital Officer der Kolpingstadt Kerpen.
Auch Dezernent Cem Yilmaz betont: „Digitalisierung kommt hier ganz konkret bei den Menschen an – mit schnelleren Prozessen und besserem Service.“
Bild: Stadt Kerpen
