05/11/2018
Tareas Principales y Responsabilidades
• Apoyar a los funcionarios diplomáticos en sus correspondientes áreas de responsabilidad.
• Elaborar y despachar documentos considerando especificaciones entregadas por la jefatura o área requirente. Esta labor comprende entre otras:
- Confeccionar minutas, cartas, certificados, notas, oficios, mensajes, invitaciones y otros documentos.
- Recibir y distribuir el correo electrónico de la Misión.
- Recibir y distribuir la correspondencia postal que ingresa a la Misión.
• Administrar flujo de la documentación. Esta labor comprende entre otras:
Administrar archivos físicos y electrónicos de documentación oficial enviada y recibida desde la Misión, de acuerdo a los procedimientos establecidos.
• Administrar sistema de información del área. Esta labor comprende entre otras:
- Actualizar y mantener base de datos, listas de invitados y listas de contacto de la Oficina de Naciones Unidas, organismos, agencias y otras entidades, así como las Misiones Permanentes con sede en Ginebra.
- Gestionar el calendario diario de reuniones incluyendo su organización.
- Actualizar periódicamente el calendario de reuniones anuales de la Misión.
• Atender consultas y requerimientos. Esto incluye entre otras funciones:
- Responder central telefónica, gestionar llamados y conferencias telefónicas.
- Responder o derivar consultas de usuarios internos y externos, atendiendo por vía presencial, telefónica, o correo electrónico.
- Recibir y atender a las visitas y funcionarios que ingresan a la Misión.
• Realizar labores de gestión administrativa incluyendo: control de los materiales de oficina, previendo necesidades y realizando solicitudes correspondientes; gestión de solicitudes presupuestos.
• Apoyar en las actividades oficiales de la Misión, dentro y fuera de la sede.
• Apoyar en la coordinación de la realización de actos oficiales y reuniones de trabajo.
• Coordinar permisos y acreditaciones de la Misión. Esta labor comprende entre otras:
- Tramitar acreditación de delegaciones o personal de la Misión, revisando y verificando antecedentes, completando formularios, validando y enviando notas verbales a las instancias que correspondan, de acuerdo a procedimientos establecidos.
- Acompañar a delegaciones nacionales en materias de acreditación y apoyar en otras gestiones relacionadas de ser necesario.
- Gestionar requerimientos para utilización de salones de protocolo, solicitudes de utilización de salas en diferentes sedes de organismos.
- Coordinar obtención de permisos aduaneros.
- Coordinar obtención permisos de entrada de autoridades o delegaciones.
• Realizar otras actividades que le sean asignadas por su superior directo.
Criterios de selección requeridos
Competencias Conductuales:
• Coordinación y Colaboración:
- Favorece el respeto y buen trato entre los funcionarios.
- Favorece el trabajo en equipo.
• Comunicación Efectiva:
- Se comunica de manera efectiva.
- Demuestra consistencia y credibilidad en la exposición de sus ideas.
• Orientación a la rigurosidad:
- Trabaja en forma autónoma, disciplinada y metódica.
- Se orienta a la obtención de resultados.
• Trabajo en equipo
• Planificación y organización
• Educación y Experiencia
Educación: se requiere diploma de secretariado, administrativo o especialización afín.
Experiencia: mínimo 1 año de experiencia en labores de administración y secretariado. La experiencia en el sistema multilateral es deseable.
Idiomas: Español fluido escrito y hablado. Francés avanzado con capacidad de redactar, traducir y comunicarse eficientemente es esencial. Conocimiento de inglés avanzado.
Otros: Competencia con Microsoft Office. Habilidad de utilización de bases de datos y búsqueda de información en la web. Perfecto manejo de herramientas Google. Manejo de redes sociales (Twitter, Facebook, Linkedin). Manejo de herramientas Google es esencial, particularmente gestión de Google Calendar.
Ofrecemos
• Posibilidad de obtener un contrato indefinido a conveniencia de las partes.
• Contribuir al buen funcionamiento y gestión administrativa de una representación diplomática, teniendo a la vez la posibilidad de conocer y/o ampliar su experiencia en el trabajo en el área multilateral.
• Trabajar en un entorno de profesionalismo y excelencia.
Se ruega a las personas interesadas mandar sus antecedentes (CV y Carta de Motivación) al Jefe Administrativo de la Misión, Sr. Sergio Pinto, a [email protected] a más tardar el 3 de diciembre de 2018.
La contratación sólo será posible si el postulante dispone de un permiso de residencia y de trabajo en Suiza. Dado el gran número de aplicaciones, sólo se contactará a los candidatos seleccionados.
