18/05/2016
Prontuários, atas, projetos, fichários, autorizações, planos, prestações de contas... A pilha de documentos em cima (e até ao redor) da mesa do gestor às vezes assusta. Embora a informatização ajude a organizar tudo isso, muitas escolas ainda preferem o papel para elaborar seus registros. Porém, para não se perder em um mar de formulários, é preciso ordem. Quanto mais tempo você passar acumulando papelada, mais difícil será resolver o problema. Ou seja, não vale adiar a arrumação. Até porque a arrumação do ambiente administrativo costuma ser referência para funcionários, professores e alunos. "Uma instituição organizada tem mais credibilidade", diz Mariângela Camba, professora de Gestão Escolar na Trevisan Escola de Negócios, em São Paulo, e ex-dirigente regional da Secretaria da Educação do Estado de São Paulo, com anos de experiência como diretora.
A boa notícia é que ninguém precisa fazer tudo sozinho, até porque a equipe - que também utiliza os papéis no dia a dia - tem de ajudar. "O diretor pode delegar ao secretário a função de guardião dos documentos e ao coordenador a missão de cuidar dos registros pedagógicos", acrescenta Mariângela.
Para Clóvis Roberto dos Santos, professor do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo, campus Piuma, o gestor deve tratar da burocracia de tal forma que ela não se torne um fim em si mesma: "Eu vejo o diretor escolar como um macrocoordenador, preocupando-se mais com as atividades-fim do que com as atividades-meio, já que essas podem ser perfeitamente delegadas ao vice-diretor e aos auxiliares administrativos", diz.
Uma unidade considerada exemplar quando o assunto é organização é a EMEIEF Professora Mariângela Ferreira Aranda Fuzetto, uma das cinco escolas supervisionadas por Ana Lúcia Toledo dos Santos, coordenadora de serviços educacionais no município de Santo André, na Grande São Paulo. Em duas pequenas salas, onde funcionam a diretoria e a secretaria, arquivos grandes com pastas e livros de atas abrigam toda a vida do colégio, incluindo registros dos estudantes, professores, funcionários e do próprio prédio. "Não adianta ter os documentos se eles não estiverem em ordem para que possam ser encontrados", comenta Ana Lúcia.
Os prontuários dos atuais alunos f**am em envelopes individuais, etiquetados e classif**ados em ordem alfabética e guardados em pastas específ**as para cada classe. Os documentos de funcionários são organizados da mesma maneira e o dos professores, em pastas com plásticos internos, para facilitar a separação dos itens importantes. O arquivo morto - depósito de papéis antigos que, pela importância, não podem ser descartados - f**a em um outro espaço, dentro de pastas identif**adas pelo ano. "Assim tudo f**a fácil de achar. Nunca passei por uma situação de aperto", conta a diretora, Mirian Conrado Wiesmann.
