Observa-se que, com o acúmulo de documentos nas instituições, que muitas vezes não são organizados, inevitavelmente acontece uma adversidade: documentos podem se perder. Para que uma organização sobreviva e torne-se agradável aos olhos de seus clientes ela precisa se modernizar e se adaptar a cada necessidade. Em muitos casos as empresas, para exercer suas atividades, precisam de informações que e
stão guardadas em suas bases de dados sendo em meio físico ou digital. Tais informações são essenciais para o funcionamento adequado das organizações, sendo de grande importância que sempre que forem solicitados estejam organizados para que se tenha um fácil acesso. Nesse contexto é percebida a importância de se digitalizar documentos, com o auxílio da tecnologia da informação e comunicação, os documentos de valor permanente ou não, podem estar em qualquer lugar e a qualquer momento. Do ponto de vista legal e histórico, a confiabilidade de um documento tem que ser garantida, para que a justiça seja feita e o passado, compreendido. A tecnologia que se aplica para desenvolver esse processo é chamada de Gerenciamento Eletrônico de Documento (GED). Essa tecnologia pode acabar com o problema da quantidade de documentos em meio físico, mas para que ela surta tal efeito é necessário que as instituições desenvolvam mecanismos de proteção para resguardar essas mídias.
